Czy outsourcing IT jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Czy outsourcing IT jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Dlakogo jest outsourcing usług informatycznych?
Osbługa informatyczna firm czy i kiedy jest konieczna zabezpieczenie informatyczne dla małych firm?

Menedżerowie IT są często tymi, którzy określają, czy outsourcing IT jest odpowiedni dla ich firmy. Są oni dobrze zorientowani w technologii i doskonale rozumieją potrzeby firmy. Wiedzą jednak, że nie zawsze łatwo jest ocenić ofertę zewnętrzną w porównaniu z wewnętrzną. Dlatego tworzą zespoły i proszą o oferty od różnych dostawców.

Outsourcing IT oparty na projektach

Model oparty na projekcie jest doskonałą opcją dla firm, które nie mają zasobów, aby zatrudnić zespół IT w pełnym wymiarze godzin lub mają ograniczoną wewnętrzną siłę inżynieryjną. Model ten pozwala firmom zlecać na zewnątrz tworzenie oprogramowania na zamówienie, podczas gdy ich wewnętrzny zespół może skupić się na swoich podstawowych produktach. Ponadto, model ten pozwala firmie zarządzać kosztami projektu poprzez określenie wymagań projektowych z wyprzedzeniem.

Outsourcing rozwoju oprogramowania może być realizowany na wiele sposobów. Zazwyczaj outsourcing oparty na projekcie polega na tym, że klient dzieli się z firmą outsourcingową swoimi celami dotyczącymi produktu i tworzy zestaw szczegółowych wymagań technicznych. Po zapoznaniu się z tymi wymaganiami, firma outsourcingowa przydziela zespół wewnętrznych ekspertów do pracy nad projektem. Zespół ten będzie komunikował się z klientem za pośrednictwem menedżera firmy outsourcingowej w celu opracowania niestandardowego rozwiązania dla klienta. Gdy projekt zostanie zakończony, zespół przejdzie do innego klienta.

Inną metodą outsourcingu IT jest model Time and Materials. Jest on znany również jako model zwinny i jest bardzo elastyczny. Firma może dostosować swój proces w zależności od zmian na rynku lub recenzji klientów. Model ten jest doskonałym wyborem dla firm, które muszą dokonywać częstych zmian w swoim produkcie lub usłudze.

Podczas gdy zatrudnianie pracowników w pełnym wymiarze godzin jest tradycyjną metodą, ta metoda nie zawsze jest praktyczna. Znalezienie odpowiedniego dewelopera może zająć miesiące i nie zawsze jest to wykonalne. Dodatkowo, zatrudnienie pracownika na pełny etat wymaga czasu na zarządzanie relacją.

Stała współpraca

Wybierając partnera do outsourcingu IT, należy wziąć pod uwagę szereg czynników, które zapewnią długoterminową, obustronnie korzystną relację. Należą do nich zdolność firmy outsourcingowej do spełnienia oczekiwań klientów oraz bezpieczeństwo danych i informacji. Branża outsourcingu IT szybko się rozwija, dlatego ważne jest, aby firmy brały pod uwagę najnowsze środki bezpieczeństwa IT.

Ponadto, firmy powinny uważnie przeglądać umowy podczas współpracy z firmą outsourcingową IT. Ochrona danych jest niezwykle ważna w dzisiejszym świecie. Dzieje się tak dlatego, że kiedy firmy zlecają usługi na zewnątrz, stają się zależne od dostawcy. Co więcej, mogą mieć trudności z synchronizacją swoich zespołów z zewnętrznymi dostawcami usług IT.

Ukryte koszty

Outsourcing może być drogi, ale istnieją ukryte koszty, których wiele firm nie bierze pod uwagę. Niezależnie od tego, czy zlecasz funkcje IT, budowę strony internetowej, czy tworzenie oprogramowania, istnieje szereg kosztów, które należy wziąć pod uwagę. Proces wyboru odpowiedniego sprzedawcy również będzie odgrywał ważną rolę. Istnieją pewne klauzule, które powinieneś zawrzeć w umowie, aby ograniczyć ukryte koszty.

Jednym z ukrytych kosztów outsourcingu IT jest koszt aktualizacji sprzętu i oprogramowania. Wiele umów outsourcingowych zawiera klauzulę o odświeżaniu co dwa lata, ale wiele z nich tego nie robi. Nieplanowane odświeżenie może kosztować od 500 do 2000 dolarów na pracownika. Pewna firma farmaceutyczna błędnie założyła, że jej usługodawca zapłaci za odświeżenie, po czym odkryła, że sama musi znaleźć pieniądze. W efekcie firma wydała 20 milionów dolarów, aby utrzymać swoje systemy w ruchu.

Innym ukrytym kosztem outsourcingu IT jest czas i pieniądze potrzebne do nadzorowania projektu. Firmy zajmujące się outsourcingiem IT muszą monitorować postępy projektu i zapewnić jakość pracy. Można to zrobić poprzez spotkania osobiste lub wideokonferencje. Istnieją również koszty związane z energią elektryczną, przełączaniem awaryjnym i transferem danych.

Jednym z ukrytych kosztów obsługi IT dla firm jest czas potrzebny na naprawę małych błędów. Wiele firm offshore outsourcingowych pobiera dodatkowe opłaty za poprawki błędów po dostarczeniu projektu. W najgorszym przypadku może to kosztować nawet 10 razy więcej niż na etapie projektowania. Wyobraź sobie swojego szefa z kreskówki Dilbert: obiecuje ci zapłacić 10 dolarów za każdy naprawiony błąd, podczas gdy firma zamiast tego zakodowała nowego minivana.

O ile korzyści z outsourcingu za granicą są oczywiste, o tyle ukryte koszty stanowią istotny czynnik. Outsourcing zagraniczny może pomóc w poprawieniu wyników firmy, ale wymaga lat inwestycji z góry, zanim korzyści zaczną być widoczne.

Umowy długoterminowe

Umowy outsourcingowe określają oczekiwania dotyczące pracy, harmonogram i inne szczegóły umowy outsourcingowej. Wyszczególniają również wszelkie kwestie prawne, które mogą się pojawić oraz, w niektórych przypadkach, umowę NDA. Umowy outsourcingowe mogą być długie i mogą wymagać arbitra strony trzeciej do rozwiązywania sporów.

Większość nabywców zdaje sobie sprawę, że outsourcing jest rozwiązaniem strategicznym i chce mieć pewność, że ich umowa outsourcingowa będzie miała wartość dodaną przez cały okres jej obowiązywania. Niektórzy nabywcy mogą nawet zdecydować się na ponowne złożenie oferty po 10 latach, ale inni mogą być zadowoleni z obecnego dostawcy i muszą jedynie dostosować swoje umowy do zmieniających się potrzeb firmy.

Kolejną obawą, jaką wiele firm ma wobec outsourcingu, jest cena. Obawiają się, że po sześciu latach będą płacić za dużo. Jednak dostępne mechanizmy korekty cen są często nieskuteczne. Co więcej, postanowienia dotyczące benchmarkingu są kosztowne do wdrożenia i czasochłonne w negocjacjach. Dodatkowo, są one sporne.

Firmy outsourcingowe mogą zmniejszyć koszty, zobowiązując się do zawarcia długoterminowej umowy. Oprócz zmniejszenia kosztów, długoterminowe umowy outsourcingu IT mogą zaoszczędzić firmie znaczną ilość czasu. Pozbywając się zmartwień związanych z pozyskiwaniem i utrzymaniem specjalistycznych umiejętności, organizacje mogą skupić się na podstawowych funkcjach. Szczególnie na rynku, na którym brakuje umiejętności, długoterminowe podejście do outsourcingu IT może być korzystne dla wszystkich zainteresowanych. Może również pomóc zaoszczędzić czas kierownictwa, ponieważ budżety są znane z wyprzedzeniem.

Długoterminowy charakter outsourcingu ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów biznesowych. Firmy muszą się upewnić, że umowa zawiera plan wyjścia, który nie zaszkodzi przedsiębiorstwom. Solidny plan wyjścia powinien zawierać procedury zwrotu aktywów biznesowych oraz kary dla obu stron, jeśli relacja outsourcingowa zostanie rozwiązana z jakiegokolwiek powodu. Ponadto, umowa outsourcingowa powinna być tak skonstruowana, aby dostarczała długoterminową wartość, a nie tylko szybką naprawę.

Klauzule odejścia

Klauzula wyjścia w umowie outsourcingu IT to zapis w umowie, który pozwala obu stronom na wyjście z umowy z różnych powodów. Powody te obejmują naruszenie zaufania przez jedną lub drugą stronę, problemy z integralnością lub naruszenie kodeksu postępowania. Może to być również wywołane sytuacją rynkową, taką jak dywersyfikacja kontrahenta w kierunku konkurencyjnej działalności. Ważne jest, aby wspomnieć o takich scenariuszach w umowie, aby ograniczyć wszelkie straty spowodowane niewykonaniem umowy.

Klauzula wyjścia jest ważną częścią każdej umowy. Firma musi mieć możliwość wypowiedzenia umowy i odzyskania poniesionych kosztów, jeśli tego chce. Klauzule wyjścia różnią się w zależności od rodzaju współpracy między firmą a dostawcą. Na przykład w bodyleasingu skład zespołu wykonawcy musi odpowiadać wymaganiom zamawiającego w zakresie stażu pracy, doświadczenia i innych wymagań. Z drugiej strony, w projekcie rozliczanym na podstawie FP wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie, że oprogramowanie spełnia wymagania klienta, w tym dokumentację i zgodność oprogramowania.

Klauzule wyjścia w usługach IT dla firm powinny również zawierać postanowienia, które umożliwiają każdej ze stron rozwiązanie umowy bez wpływu na działalność drugiej strony. Klauzula wyjścia powinna szczegółowo określać procedury zwrotu aktywów biznesowych oraz zawierać kary za ich naruszenie. Sposób wyjścia z relacji outsourcingowej ma głęboki wpływ na reputację firmy, dlatego tak ważne jest zapewnienie należytej staranności.

Oprócz klauzul wyjścia, umowy SLA powinny zawierać zapisy dotyczące NDA, non-poaching i naruszenia zaufania. Klauzule te chronią obie strony w przypadku, gdy sprzedawca nie wywiązuje się z SLA.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]